VelNotes Gizlilik Politikası
Son güncelleme: 24 Temmuz 2026
Bu Gizlilik Politikası, VelNotes mobil uygulaması ve velnotes.com web sitesi kapsamında hangi kişisel verilerin işlendiğini, bu verilerin hangi amaçlarla kullanıldığını, hangi altyapılar üzerinden saklanabildiğini veya aktarılabildiğini ve kullanıcıların hangi haklara sahip olduğunu açıklar. Politika; not oluşturma, ses/video deşifre, local-first saklama, otomatik veya manuel iCloud güvenlik kopyası ve veri dışa aktarma gibi ürün akışlarının veri koruma çerçevesini birlikte ele alır.
1. Veri Sorumlusu ve Kapsam
Veri sorumlusu VelNotes'tir. Bu politika; mobil uygulama, pazarlama ve destek amaçlı web sayfaları, iCloud yedekleme/geri getirme kontrolü, veri dışa aktarma, doğrudan e-posta iletişimi ve Apple StoreKit abonelik doğrulama süreci dahil VelNotes hizmetiyle bağlantılı tüm temel veri işleme faaliyetlerini kapsar.
2. İşlenen Veri Kategorileri
2.1 Uygulama, destek ve iletişim verileri
VelNotes mobil uygulaması hesap oluşturmadan kullanılacak şekilde tasarlanmıştır. Güncel uygulama içinde e-posta/şifre hesabı, Google girişi veya defterlere bağlı VelNotes profili oluşturulmaz. Uygulama ve web sitesi destek için ad, e-posta veya telefon isteyen bir form sunmaz. Kullanıcı cihazındaki e-posta uygulamasından bize yazmayı seçerse gönderici adresi ve mesaj içeriği normal e-posta iletiminin parçası olarak işlenir.
2.2 Cihaz, web ve güvenlik verileri
Mobil uygulama otomatik defter aktarımı için kalıcı uzak kullanıcı kimliği, cihaz listesi veya bildirim/doğrulama tokeni göndermez. Web sitesinde istek zaman damgası, IP adresi, user-agent ve kötüye kullanım tespiti için gerekli sınırlı teknik loglar işlenebilir. Web analitiği kapsamında ülke/bölge dağılımı ölçümü için istek başlıklarından (ve gerektiğinde Accept-Language bilgisinden) türetilen ülke kodu işlenebilir. Ayrıca web sitesinde seçilen arayüz dilini (Türkçe/İngilizce) korumak amacıyla URL'deki dil bilgisi ve, tercih çerezlerine izin verilmişse, cihazdaki yerel tercih kaydı okunabilir; bu işlem sunucu tarafında ayrı bir dil profili oluşturmaz. Web admin paneline giriş, yalnız yetkili yöneticiler için Google/Firebase kimlik doğrulamasıyla yapılabilir; bu yönetici oturumu mobil uygulama kullanıcı hesabı değildir. Face ID / Touch ID veya cihaz parolası yedeği ile çalışan biyometrik kilit doğrulaması cihaz işletim sistemi tarafından yerel olarak yürütülür; VelNotes biyometrik şablon verilerine erişmez, bunları sunucularına kaydetmez veya aktarma konusu yapmaz.
2.3 Not ve içerik verileri
Defter/sayfa başlıkları, metinler, çizim verileri, shape/sticker/sticky note/text box öğeleri, içe aktarılan PDF sayfası arka planı, tema/kapak bilgileri, favori/şifreli alanları, silinme işaretleri ve tarih damgaları işlenebilir. Bu içerikler varsayılan olarak cihazdaki uygulama veri alanında local-first tutulur. Kullanıcı yedekleme veya dışa aktarma başlattığında seçilen hedefe göre yedek arşivi ya da dışa aktarma dosyası oluşturulabilir. VelNotes kaynak PDF içindeki metin veya nesneleri düzenlemez; içe aktarılan PDF sayfasını değişmez arka plan olarak tutar ve yalnız kullanıcının bunun üzerine eklediği çizim, yazı, görsel, sticker ve şekilleri işler. Parmakla Yazma Modu gibi giriş/çizim tercihleri varsayılan olarak cihaz içi ayar alanlarında saklanır. Ses kaydı ve Videoyu Metne Dönüştür akışlarında oluşturulan transkript metinleri ilgili not içeriğine kullanıcı işlemiyle eklenebilir. Yerel video içe aktarma sırasında, kullanıcının seçtiği desteklenen medya dosyasının ses parçası cihazda çıkarılabilir; VelNotes YouTube veya üçüncü taraf bağlantılardan video indirmez. Kamera/belge tarama akışıyla çekilen sayfalar, fotoğraf kitaplığından içe aktarılan görseller ve kullanıcı talebiyle fotoğraf kitaplığına kaydedilen görsel/video çıktıları da ilgili içerik verisi kapsamında işlenebilir.
2.4 Özellik kullanım ve limit verileri
Not oluşturma, düzenleme, dışa aktarma, yedekleme/geri yükleme ve plan limit denetimleri kapsamında cihaz içi özellik kullanım sayaçları, işlem zaman damgaları ve teknik durum kayıtları işlenebilir. Bu kayıtlar hizmet sürekliliği, kötüye kullanım önleme ve limit yönetimi amacıyla tutulur. Ücretsiz plandaki defter oluşturma hakkını korumak ve uygulamayı tekrar kurarak limit aşımını önlemek için cihazdaki güvenli saklama alanında (Keychain) ömür boyu ücretsiz defter oluşturma sayacı tutulabilir. Bu sayaç uygulamalar arası veya web siteleri arası takip için kullanılmaz.
2.5 Abonelik ve ödeme doğrulama verileri
Güncel uygulama, Apple StoreKit 2 üzerinden ürün kimliklerini ve doğrulanmış abonelik hakkını cihazda okur. İşlem Apple tarafından yürütülür; uygulama StoreKit işlem kimliğini, makbuzu veya abonelik profilini VelNotes/Firebase sunucusuna göndermez ve ayrı bir ödeme hesabı oluşturmaz.
2.6 iCloud yedekleme ve veri dışa aktarma verileri
iCloud Yedekleme açık olduğunda uygulama, yerel değişikliklerden sonra otomatik olarak veya kullanıcı manuel istediğinde, defterlerin bir yedek arşivini kullanıcının Apple hesabındaki iCloud Drive alanına yazabilir. Yerel etkin defter bulunmadığında son iCloud yedeğini geri getiren kontrol varsayılan olarak açıktır ve Ayarlar'dan kapatılabilir. Kullanıcı veri dışa aktarma başlattığında defter/sayfa verilerini ve geri yükleme güvenliği için sınırlı teknik metadata'yı içeren taşınabilir bir arşiv oluşturulabilir. VelNotes yedek arşivini kendi sunucusuna göndermez. Arşiv, kullanıcının Apple hesabı ve iCloud Drive güvenlik ayarları kapsamında aktarım sırasında ve sunucuda Apple tarafından korunur; uçtan uca şifreleme düzeyi kullanıcının iCloud Gelişmiş Veri Koruma tercihine bağlıdır.
2.7 Destek ve iletişim verileri
Uygulama içindeki Bize Ulaşın/Hata Bildir alanı ve web sitesindeki iletişim bağlantısı support@velnotes.com adresini cihazın varsayılan e-posta uygulamasında açar. VelNotes bu ekranlarda ad, e-posta veya telefon alanı göstermez; bir HTTPS destek formu göndermez ve Firebase/Firestore üzerinde contact_messages kaydı oluşturmaz. Kullanıcı e-postayı göndermeyi seçerse gönderici adresi, konu ve mesaj içeriği kullandığı e-posta sağlayıcısının normal iletim akışıyla bize ulaşır ve talebi yanıtlamak için gerekli süre boyunca posta kutusunda işlenebilir. Uygulama rastgele bir Destek ID üretir ve cihazın Keychain alanında saklar. Bu kimlik ad veya e-posta içermez, otomatik olarak sunucuya gönderilmez ve yalnız kullanıcı e-postayı gönderirse yazışmaya eklenir; bu durumda ilgili destek yazışmasıyla ilişkilendirilebilir.
2.8 Ses kaydı ve deşifre verileri
Ses kaydı başlatıldığında kayıt dosyası uygulamanın cihaz içi kayıt alanında (VoiceRecordings klasörü, ör. velnotes_recording_*.m4a) oluşturulabilir. Bu dosyalar kullanıcı tarafından uygulama içinden silinene kadar kayıt kütüphanesinde tutulabilir; temizleme akışları veya teknik bakım işlemleri kapsamında kaldırılabilir. Kayıt kütüphanesi limitleri ve bazı içe aktarma seçenekleri plana göre değişebilir. Kullanıcı "Dosyalara Kaydet" ile dışa aktarırsa dosya seçtiği konumun saklama politikalarına tabidir. Ses/video deşifre işlemi, cihazın desteklediği durumlarda işletim sistemi tarafından sağlanan cihaz içi konuşma tanıma ile gerçekleştirilir; destek olmayan cihazlarda bu özellik kullanılamaz. Videoyu Metne Dönüştür yalnızca kullanıcının seçtiği desteklenen yerel medya dosyalarıyla ve uygulamadaki süre sınırı içinde çalışır. Deşifre çıktısı otomatik üretilir ve hata içerebilir; kullanıcı sonuçları kullanmadan önce kontrol etmelidir. Varsayılan akışta ham ses/video dosyaları VelNotes sunucularına defter içeriği olarak yüklenmez; oluşturulan transkript metni diğer defter içerikleri gibi cihazda saklanabilir ve kullanıcı yedek/dışa aktarma başlatırsa seçilen hedefe dahil olabilir.
2.9 Eski sürüm hesap geçişi
Önceki VelNotes sürümleri Firebase Authentication üzerinde e-posta, görünen ad, sağlayıcı kimliği ve hesap durumundan oluşabilen eski bir giriş kaydı oluşturmuş olabilir. Hesapsız sürüm bu kaydı defterlere erişmek, Pro durumunu belirlemek veya destek talebi göndermek için kullanmaz ve yeni hesap kaydı oluşturmaz. Yeni sürümün yayımlanması bu eski hesap kayıtlarını ya da cihazdaki defterleri otomatik olarak silmez. Kademeli geçiş tamamlanana kadar eski hesap kayıtları yalnız geçiş güvenliği ve yasal/operasyonel zorunluluklar için sınırlı süreyle korunabilir; ihtiyaç sona erdiğinde silinir veya anonimleştirilir. Güncel uygulama defter içeriğini bu eski hesap kayıtlarına ya da Firebase'e yüklemez.
3. Verilerin İşlenme Amaçları
Veriler; abonelik kontrollerini yürütmek, not oluşturma/düzenleme ve içerik kurtarma akışlarını sunmak, plan limitlerini denetlemek, iCloud yedekleme ve veri dışa aktarma işlemlerini gerçekleştirmek, abonelik doğrulamasını yapmak, cihaz izinlerine bağlı yerel bildirimleri işletmek, suistimal ve güvenlik olaylarını önlemek, destek taleplerini sonuçlandırmak ve hizmet kalitesini ölçmek amacıyla işlenir.
4. Local-first İşleme ve Yedekleme Ayrımı
Size ait not içerikleri varsayılan olarak cihazda yerel tutulur. iCloud Yedekleme açıkken güvenlik kopyası yerel değişikliklerden sonra otomatik veya kullanıcı tarafından manuel yenilenebilir; yerel etkin defter bulunmadığında son iCloud yedeğini geri getiren kontrol Ayarlar'dan yönetilebilir. Veri dışa aktarma kullanıcı tarafından başlatılır ve seçilen hedefin saklama koşullarına tabidir.
5. Hukuki Sebepler (KVKK m.5)
Kişisel veriler; sözleşmenin kurulması/ifası için gerekli olması (m.5/2-c), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (m.5/2-ç), bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması (m.5/2-e), meşru menfaatin zorunlu kıldığı haller (m.5/2-f) ve gerektiğinde açık rıza (özellikle opsiyonel çerez tercihleri) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.
6. Üçüncü Taraf Servisler, Alt İşleyiciler ve Veri Aktarımı
VelNotes; Apple (StoreKit, iCloud Drive ve işletim sistemi konuşma tanıma servisleri) ile web sitesi/admin altyapısı servislerini kullanır. Web sitesi, yalnız yetkili hesaplara açık admin paneli, canlı site konfigürasyonu ve izin verilmiş web analitiği için Firebase/Google altyapısı kullanılabilir. Destek ve hata bildirimi mesajları Firebase'e gönderilmez; kullanıcı e-postayı göndermeyi seçerse kendi e-posta sağlayıcısı üzerinden bize ulaşır. Firebase kullanımı mobil uygulamada hesap veya otomatik defter aktarımı oluşturmaz. Ses/video deşifre akışı için ayrı bir üçüncü taraf ses sağlayıcısına aktarım yapılmaz; işlem desteklenen cihaz içi yeteneklerle yürütülür. Bu kapsamda veriler, ilgili hizmet sağlayıcıların altyapılarına teknik olarak aktarılabilir ve yurt dışı veri aktarımı doğabilir.
6.1 Alt İşleyici (Sub-processor) Listesi
Aşağıdaki hizmet sağlayıcılar, VelNotes adına kişisel veri işleyebilir:
Apple Inc. — Abonelik doğrulama (StoreKit 2), iCloud Drive yedek alanı ve cihaz içi konuşma tanıma (Speech.framework). Konum: ABD. Apple Geliştirici Programı Lisans Sözleşmesi kapsamında işlenir.
Google/Firebase — Yetkili yönetici Google girişi, web admin paneli, site konfigürasyonu, admin medya yönetimi, eski sürüm hesaplarının geçici geçiş kaydı ve izin verilmiş web analitiği için kullanılabilir. Bu altyapı iOS uygulamasındaki defter içeriklerini otomatik olarak senkronize etmek için kullanılmaz.
6.2 Yurt Dışı Veri Aktarımı
Yukarıda belirtilen hizmet sağlayıcılarının altyapıları ABD ve diğer ülkelerde bulunabilir. Bu nedenle kişisel verileriniz, hizmetin sunulması amacıyla yurt dışına aktarılabilir. Bu aktarımlar; KVKK m.9 kapsamında açık rıza veya yeterli koruma sağlayan ülkelere aktarım ve GDPR madde 46 kapsamında Standart Sözleşme Maddeleri (SCC) ile güvence altına alınır. Apple ve Google/Firebase, uygulanabildiği ölçüde AB Standart Sözleşme Maddelerini (SCC) uygular ve kendi Veri İşleme Ek Sözleşmeleri (DPA) çerçevesinde hizmet sunar.
7. Saklama Süreleri ve Silme
Veriler, hizmetin kurulması ve güvenli biçimde işletilmesi için gerekli süre boyunca saklanır; saklama ihtiyacı ortadan kalktığında teknik silme, anonimleştirme veya erişimden kaldırma süreçleri uygulanır. Veri silme talebinden sonra ilgili destek/operasyon kayıtları temizleme akışına alınır. Bir öğe Çöp'e her taşındığında yeni bir silinme tarihi yazılır. Geri yükleme bu tarihi temizler; aynı öğe tekrar silinirse 30 günlük süre son silinme tarihinden yeniden başlar. Öğeler kullanıcı tarafından daha erken kalıcı olarak silinmediği sürece 30 günlük sınıra kadar yerel veritabanında ve etkinse iCloud güvenlik kopyasında bulunabilir. Süresi dolan öğeler uygulamanın sınırdan sonraki ilk etkin bakım çalışmasında yerel veriden silinir, yeni yedeklere dahil edilmez ve iCloud yedeği okunduğunda veya yenilendiğinde yedekten de çıkarılır. Cihazın kapalı, uygulamanın çalışmıyor veya iCloud'un erişilemez olduğu sürelerde işlem ilk sonraki uygun çalışmada tamamlanır. Güvenlik ve suistimal önleme logları (IP adresi ve user-agent dahil), ilgili amaç ve hukuki yükümlülüklerle sınırlı sürelerde saklanabilir. Gönderilen destek e-postaları, talebi yanıtlamak ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek için gerekli süre boyunca VelNotes posta kutusunda ve kullanılan e-posta sağlayıcılarının olağan saklama/yedekleme sistemlerinde bulunabilir; ihtiyaç sona erdiğinde silme akışına alınır. Ses kayıt dosyaları varsayılan olarak uygulama içi cihaz depolamasındaki kayıt kütüphanesinde bulunur; kullanıcı bu kayıtları silebilir veya bakım/temizleme akışlarıyla kaldırılabilir. Kullanıcı bir dosyayı dışa aktardıysa, ilgili dosyanın sonraki saklama koşulları seçilen hedef depolama hizmetine tabidir. Free plan yerel not verileri, cihazın kaybı, sıfırlanması veya uygulamanın kaldırılması halinde yalnızca mevcut yedek kadar korunabilir. Dışa aktarılan arşivlerin nihai kontrolü kullanıcının seçtiği hedeftedir ve kullanıcı bunları dilediği zaman manuel olarak silebilir.
8. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler
velnotes.com üzerinde zorunlu teknik kayıtlar ile tercih yönetimi amaçlı yerel depolama kullanılabilir. Web analitiğinde ziyaret edilen sayfa ve ülke/bölge dağılımı ölçümleri uygulanabilir; ülke/bölge bilgisi istemci konum erişimi olmadan, istek başlıklarından türetilen ülke kodu ile değerlendirilir. Zorunlu olmayan kategoriler (tercih/analitik/pazarlama) kullanıcı onayına bağlıdır. Ayrıntılar için Çerez Politikası metnini inceleyin.
9. Veri Güvenliği
Cihaz uygulama alanı ve dosya koruması, Keychain kullanımı, StoreKit doğrulaması, web oran sınırlama ve kötüye kullanım izleme ile admin panelinde yetkili hesap/rol kontrolleri gibi teknik ve idari tedbirler uygulanır. Bununla birlikte, internet üzerinden iletilen veriler bakımından mutlak güvenlik garantisi verilemez.
10. Kullanıcı Hakları
Kullanıcı; kişisel verilerine erişim talep etme, eksik veya yanlış kayıtların düzeltilmesini isteme, silme talebinde bulunma, işleme faaliyetlerine itiraz etme, izin tercihlerini yönetme, yerel/iCloud yedeklerini yönetme, bildirim izinlerini işletim sistemi ayarlarından düzenleme ve destek talebi oluşturma haklarına sahiptir. KVKK kapsamındaki başvurular için support@velnotes.com adresine kimlik doğrulayıcı bilgilerle başvuru yapılabilir.
11. Veri İhlali Bildirim Prosedürü
Kişisel veri ihlali tespit edilmesi halinde, VelNotes aşağıdaki prosedürü uygular:
72 saat kuralı: KVKK m.12/5 ve GDPR madde 33 uyarınca, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlendiğinin veya erişildiğinin tespit edilmesi halinde, en kısa sürede ve en geç 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na (ve uygulanabilir olduğunda ilgili AB Veri Koruma Otoritesine) bildirim yapılır.
Kullanıcı bildirimi: İhlal, kullanıcıların hak ve özgürlükleri açısından yüksek risk oluşturuyorsa, iletişim adresi bilinen etkilenen kişilere doğrudan; adresi bilinmeyenlere web sitesi veya uygulama içi duyuru gibi uygun yöntemlerle makul olan en kısa sürede bilgi verilir. Bildirim; ihlalin niteliği, etkilenen veri kategorileri, olası sonuçları ve alınan/alınacak tedbirleri içerir.
İletişim: Bir veri ihlali şüphesi durumunda support@velnotes.com adresine başvurabilirsiniz.
12. Politika Güncellemeleri
VelNotes, ürün özellikleri, altyapı sağlayıcıları veya mevzuattaki değişiklikler doğrultusunda bu politikayı güncelleyebilir. Güncel metin yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer ve web sitesinde erişilebilir biçimde ilan edilir.